Etelä-Pohjanmaan hankintarengas: Tavoitteena turvallista, vastuullista ja kotimaista ruokaa
Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri kilpailutti vuonna 2016 hankintarenkaan elintarvikkeet kaksivuotiselle sopimuskaudelle. Tarjouspyynnön valmistelussa teemana toimi vastuullisuus ja kotimaisuus. Kilpailutuksella saatiin tarjolle enemmän paikallisia tuotteita, vastuullisesti kalastettua kalaa ja enemmän luomutuotteita.Vastuullisuusteema valittiin alueen toimijoilta saatujen toiveiden perusteella. Tarjouspyynnössä tuotiin esille valtakunnallisten Lähiruoka-ohjelman sekä Luomualan kehittämisohjelman tavoitteet sekä kerrottiin, miten hankintayksikkö haluaa edistää näiden tavoitteiden toteutumista hankinnassaan sopimuskauden aikana. Vastuullisuutta tarkasteltiin myös jäljitettävyyden ja eläinten hyvinvoinnin osalta. Hankintayksikkö edellytti tarjousten yhteydessä jäljitettävyyden osalta toimitettavaksi kuvauksen yhden tarjouksessa olevan tuotteen jäljitettävyydestä alkutuotantoon asti. Jäljitettävyyden osalta tehdään hankintakauden aikana pistokokeita.
Edistettäviä asioita olivat kotimaisuuden, luomun ja lähiruoan edistämisen lisäksi muun muassa eläinten hyvinvointi, tuotteiden jäljitettävyyden parantaminen, vastuullinen kalastus sekä geenimuunneltujen tuotteiden välttäminen myös rehun osalta.
Tavoitteista hankinnan kriteereiksi
Hankintayksikön tavoitteet kuvattiin tarjouspyynnössä. Tukkutoimittajilta toivottiin paikallistuotteiden ottamista mukaan valikoimiin. Myös osatarjoukset sallittiin tietyille tuoteryhmille suorahankintojen mahdollistamiseksi pientuottajilta. Tuoreutta käytettiin pisteytyksen kriteerinä. Ravintolapalveluille annettiin vapaus hankkia lähiruokaa esimerkiksi teemapäiviin.Vastuullinen kalastus oli muotoiltu kriteereissä siten, että tarjotut tuotteet huomioivat tarjouspyynnössä kuvatut eettiset periaatteet. Kalatuotteiden osalta näiden periaatteiden huomioinnin tarjoajat saivat todentaa MSC-sertifikaatin tai muulla vastaavalla todistuksella.
Hankinnan suunnittelussa huomioitiin jo tuoteryhmäkohtaisten toimitusrytmien yhtenäistäminen koko hankintarenkaan osalta. Kuljetusten ja logistiikan keskittämistä tarjoajat laativat ilmoitettujen tuoteryhmäkohtaisten toimitusrytmien perusteella kuljetusjärjestelyistä ja jakelupäivistä toimintamallin sopimuskaudelle.
Markkinavuoropuhelu onnistumisen edellytyksenä
Suuren hankintarenkaan osalta on haastavaa luoda yhtenäiset toimituskäytännöt koko hankintarenkaan alueelle.– Lopullinen tarjouspyyntö oli ison työn takana, mutta se kannatti ja tuotti meille hyvän lopputuloksen, hankinta-asiantuntija Maria Ruosteluoma Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiristä sanoo.
Ruosteluoman mielestä yksi kilpailutuksen hyvään lopputulokseen vaikuttanut tekijä oli se, että tarjouspyyntö lähetettiin tarjoajille kommentoitavaksi. Näin saatiin tuotua jo tarjouspyyntövaiheessa esiin hankintayksikön toiveet ja tarjoajien oli helpompi tarjota hankintayksikön tarpeita vastaavia tuotteita. Tämä vähentää myös mahdollisia valituksia kilpailutuksesta.
Kilpailutettavien tuotteiden nimikkeistö uudistettiin samalla ja kilpailutuksessa keskityttiin volyymi- ja massatuotteisiin. Kilpailutuksessa olivat mukana vain ne tuotteet, joita kulutetaan eniten. Näin saatiin myös esiin tarjoajien väliset hintaerot. Tukkupuolella saatiin sopimustuotteiksi paikallisia tuotteita. Tämä on osin sopimuksen aikaista toimintaa, mutta sen mahdollistaminen oli jo mietitty etukäteen tarjouspyyntövaiheessa.
Puolueetonta ympäristötietoa tarvitaan
Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri osallistui vastuullisten elintarvikkeiden hankintaohjeiden kommentointiin ja työpajoihin jossa ohjetta työstettiin yhdessä hankkijoiden, tuottajien ja asiantuntijaorganisaatioiden kanssa.Maria Ruosteluoman mukaan työpajoissa kirkastui ymmärrys siitä, minkälaisia kriteereitä voidaan vaatia. – Hankkijoiden näkökulmasta on tärkeää, että taustoittavaa puolueetonta ympäristötietoa on helposti saatavilla. Meidän omaa ammattitaitoa on sitten laatia sen ja tavoitteiden pohjalta tarpeellisia hankintakriteereitä. Esimerkiksi eläinten hyvinvointikysymysten osalta on maallikon vaikea hahmottaa, mikä on oleellista. Toivoisimmekin nykyistä enemmän lisätietoja eläinten hyvinvointikysymyksistä, Ruosteluoma toteaa.
Tausta:
Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirillä on laaja yhteishankintarengas alueella toimivien hankintayksiköiden kanssa. Sairaanhoitopiiri vastaa kilpailuttamisesta ja sopimusten hallinnoinnista. Elintarvikkeiden yhteishankintaan kuuluu 12 muuta osallistujaorganisaatiota, kaupunkia, kuntaa ja kuntayhtymää.
Lisätietoja:
hankinta-asiantuntija Maria Ruosteluoma,
maria.ruosteluoma(at)epshp.fi