Hansel: Elinkaarikustannusten vertailuun kehitettiin uusi malli

Hansel on julkisiin hankintoihin erikoistunut yhteishankintayksikkö, jonka kilpailuttamilla sopimuksilla käytiin viime vuonna kauppaa yli miljardin euron edestä. Yksi tärkeä kriteeri kilpailutuksissa on kilpailukykyinen hinta. Vuonna 2016 tehdyissä monitoimilaitteiden ja esitystekniikan kilpailutuksissa ei tyydytty etsimään edullisinta hankintahintaa, vaan kokonaiskustannuksiltaan kustannustehokkainta ratkaisua.

EU:n vihreiden hankintojen ja Motivan verkkopalvelusta löytyy valmiita elinkaarikustannusten vertailutyökaluja. – Puitesopimuksissa vertailujen tekeminen on astetta haastavampaa, ja olemassa olevia laskureita ja työkaluja on voitu hyödyntää vain mallina, kertoo analyytikko Juho Pursimo Hanselilta. Siksi elinkaarikustannusten vertailuun kehitettiin Hanselilla oma laskentamalli, jota on nyt kokeiltu kahdessa puitejärjestelykilpailutuksessa.

Tulostuslaitteiden ja esitystekniikan hankinnat koekaniineina

Vuonna 2016 toteutetuissa tulostuslaitteiden ja esitystekniikan kilpailutuksissa tarkasteltiin hankintahinnan lisäksi muun muassa energiakustannuksia ja kuluvien osien, kuten mustekasettien hintaa useamman vuoden aikajaksolla. Malliin ei ole sisällytetty ympäristökustannuksia eikä elinkaaren loppupuolen kuluja, kuten jätekustannuksia, sillä laitteet hankitaan usein leasing-sopimuksilla ja kustannukset eivät arvioiden mukaan juurikaan vaihtele eri laitemerkkien kesken.

Pakollisina kriteereinä hankinnoissa oli muun muassa ILO:n säädösten noudattaminen ja se, että laitteita tarjoava yritys ei saa kuljettaa käytettyä elektroniikkaromua EU:n ulkopuolelle. Kilpailutukseen osallistuneilta yrityksiltä edellytettiin myös selvitystä palvelujen tuottamiseen liittyvistä vastuullisuustoimenpiteistä.

Elinkaarikustannusten vertailumenetelmää on tarkoitus hyödyntää myös tulevissa kilpailutuksissa. – Pilottikategorioita varten tehty selvitystyö elinkaarikustannuslaskennasta tuotti Hanseliin vankan tietopohjan, jonka perusteella laskentaa on helppo soveltaa muissakin kilpailutuksissa. Seuraavaksi mallia voisi kokeilla vaikka ajoneuvohankintoihin, Pursimo pohtii.

Haasteena kustannusten kannalta merkittävien tekijöiden tunnistaminen

Toisinaan yhteishankintojen puitesopimustoimittajia on useampia, jolloin Hanselin asiakkaat tekevät valintansa ns. kevennetyn kilpailutuksen kautta. – Elinkaarikustannusten ennakointi helpottuu, kun asiakas painottaa itselleen tärkeitä asioita ja vertaa elinkaarikustannuksia oman käyttötarpeensa perusteella, IT-laitteiden kategoriapäällikkö Tero Lehtisaari selventää. Hanselin elinkaarikustannusten vertailumalli sisältyy Hanselin kilpailutuspohjiin.

Lehtisaaren mukaan on tärkeää löytää kustannusten muodostumisen kannalta oleellisimmat vertailtavat kustannuserät. Vuoropuhelu toimittajien kanssa onkin tärkeää, jotta saadaan käsitys siitä, mitkä ovat kyseisessä hankinnassa oleellisia vertailtavia parametrejä. Jos elinkaarikustannusten vertailu ei tuo eroja esiin, voi laskennassa kokeilla pidempää tarkasteluaikaa, jolloin eroja syntyy todennäköisemmin.

Yksi haaste vertailuissa on se, että laitteiden energiankulutustiedot ovat yleensä valmistajan ilmoittamia, eivät ulkopuolisen tahon tarkastamia eikä mittausmenetelmiä kaikilta osin ole standardoitu. Kokonaisuudessaan elinkaarilaskenta koettiin kuitenkin hyödylliseksi.

– Elinkaarikustannusvertailun teko on asiakkaidemme etu, jotta hankinnan kokonaiskustannukset käyttökuluineen olisivat mahdollisimman edulliset, Lehtisaari kiteyttää. Hanselilla uskotaan, että kokonaiskustannusten vertailu tulee hankinnoissa jatkossa lisääntymään.

Lisätietoja:

analyytikko Juho Pursimo
juho.pursimo(at)hansel.fi, puh. 0294 444 272

kategoriapäällikkö Tero Lehtisaari
tero.lehtisaari (at)hansel.fi, puh. 0294 444 258