Teknisen markkinavuoropuhelun toteuttaminen

Ennakoivan markkinakartoituksen jälkeen hankintayksiköllä on edellytykset tarkentaa hankintaansa. Tällöin on aika käydä vuoropuhelua hankinnan teknisistä yksityiskohdista, vaatimuksista, valintakriteereistä ja sopimusehdoista. Muista, että markkinavuoropuhelu ei ole yksipuolinen tiedotustilaisuus.

Tekninen vuoropuhelu auttaa määrittelemään ja hiomaan tarkemmat spesifikaatiot ja auttaa valitsemaan menettelyn, joka soveltuu parhaiten hankinnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Vuoropuhelu voidaan toteuttaa esimerkiksi työpajana, tiedotustilaisuutena tai kahdenkeskeisissä neuvotteluissa toimittajien kanssa. Kaikki toiminta markkinaosapuolten kanssa tulee olla avointa ja läpinäkyvää ja markkinavuoropuhelun keskustelut tulee dokumentoida kirjallisesti, yritysten salassapitotarpeet huomioiden.

Jos monimutkaisissa hankinnoissa sovelletaan neuvottelumenettelyä tai kilpailullista neuvottelumenettelyä, tekninen vuoropuhelu on osa itse hankintamenettelyä. Muista myös pyytää yrityksiltä kommentteja itse tarjouspyyntöluonnokseen ennen sen julkaisemista.

Vuoropuhelu työpajana

Työpajana toteutettu vuoropuhelu mahdollistaa paremmin yritysten verkostoitumisen ja yhteenliittymien muodostamisen ratkaisujen tuottamiseksi. Työpajan osallistujamäärä kannattaa rajata max. 30–40 osallistujaan, jotta keskustelusta saadaan toimiva. Myös alan sidosryhmiä ja välittäjäorganisaatioita kannattaa kutsua mukaan. Osallistujille kannattaa lähettää etukäteen työpajan ohjelman lisäksi tietoa hankinnan nykytilanteesta, yhteenveto ennakoivasta markkinakartoituksesta ja työpajassa käsiteltäviä kysymyksiä.

Myös työpajan tulokset on syytä dokumentoida kirjallisesti. Työpajan suunnitteluun voit hyödyntää mallipohjaa 3, joka löytyy alla olevalta sivulta.

STEP 2. Hyödynnä valmiit mallipohjat