Tunne markkinat

Tiukentuvat ympäristöpoliittiset tavoitteet vaativat hankintayksiköiltä uusia ratkaisuja, menettelytapoja ja tilaaja-toimittaja -viestinnän tehostamista. Hankintojen riskien vähentämiseksi on tärkeää, että toimittajat tietävät tulevista julkisen sektorin tarpeista ja että hankintayksiköillä on ajantasainen tieto markkinoiden tarjonnasta.

Julkisen hankintaorganisaation on luotava toimivat viestintäkäytännöt tätä varten. Jokaiselle hankintaprojektille on siksi hyvä laatia oma viestintäsuunnitelma.

Hankintaprojektin suunnittelussa tiedonvälitys tapahtuu kahdessa vaiheessa:

1. Tiedotetaan suunnitteilla olevista hankinnoista markkinoille; ja
   
2. Tehdään markkinaselvitys.
   

Tiedota markkinoille

Markkinoille tulisi viestiä mahdollisimman ajoissa tulevista hankintatarpeista sekä luoda kontakteja markkinakartoitusta varten.

Tämä lisää merkittävästi toimittajien mahdollisuuksiaan vastata kysyntään. Jo tässä vaiheessa on tärkeää, että hankintakohteen toiminnalliset vaatimukset ja tavoitteet ovat tarpeeksi selkeästi ilmaistu. Toimittajille kannattaa antaa riittävästi aikaa reagoida viestiin. Viestintää on tehtävä mahdollisimman kohdennetusti, myös pienille ja keskisuurille yrityksille ja uusille toimijoille.

Markkinoille viestiminen voidaan aloittaa julkaisemalla asiasta ennakkoilmoitus. Ilmoituksen voi julkaista omien verkkosivujen lisäksi hankintailmoitustietokannoissa kuten Hilmassa, sekä muiden organisaatioiden uutiskirjeissä tai muissa julkaisuissa. Sen voi myös lähettää suoraan yrityksille.

Ilmoituksessa voi pyytää toimittajia osallistumaan tarjouspyyntöä edeltävään markkinakartoitukseen sekä vastaamaan tulevaan tarjouspyyntöön. Samalla voi ilmoittaa, miten markkinakartoitus aiotaan suorittaa ja korostaa prosessin luottamuksellisuutta ja avoimuutta.

Toimittajille voi myös järjestää tilaisuuksia, joissa esitetään julkisen organisaation tulevaisuuden tarpeita eri strategioiden ja toimenpideohjelmien valossa. Tällaisten tilaisuuksien on oltava avoimia ja niitä on hyvä markkinoida mahdollisimman laajasti.

Tee markkinaselvitys

Markkinaselvitys antaa kuvan siitä, mitä tuotteita ja palveluita markkinoilla on tarjolla ja minkälaisia vaatimuksia toimittajille voi asettaa. Huolella tehty markkinaselvitys helpottaa huomattavasti tarjouspyynnön ja sopimusehtojen laatimista, sekä hankintamenettelyn valintaa.

Markkinatilanteen selvittäminen vähentää myös selvästi uuden teknologian hankkimisen riskejä. Selvitykseen kannattaa valmistautua tarkentamalla, mihin kysymyksiin sen on vastattava.

Markkinaselvityksen voi tehdä lähettämällä alustavan tarjouspyynnön mahdollisille tarjoajille kommentoitavaksi. Näin saadaan tietoa, kuinka moni heistä voi toimittaa tuotteen tai palvelun asetettujen ympäristövaatimusten mukaisesti ja miten he pystyvät todentamaan tuotteensa ympäristölaadun.

Markkinaselvityksen voi suorittaa eri tavoilla:

• avoimet seminaarit ja työpajat;
• kirjalliset pyynnöt; ja
  
• suljetut keskustelut.

Syrjimättömyys, avoimuus ja yhtenäisen kohtelun periaatteet on hyvä huomioida menettelytavasta riippumatta. Siksi on suotavaa myös julkaista esimerkiksi internet-sivuilla selvityksen tulokset, salassa pidettäviä tietoja lukuun ottamatta.

Varmista myös, että projektiryhmässä on tarpeeksi teknistä osaamista, jotta saatuja tietoja voidaan hyödyntää tarjouspyynnössä. Markkinaselvityksessä on hyvä myös hyödyntää tutkimus- ja asiantuntijaorganisaatioita.