Kannustava sopimus

Miten sopimus kannustaa jatkuvaan parantamiseen?

Lyhyt sopimuskausi merkitsee toimittajalle suurempaa riskiä. Varsinkin silloin kuin julkinen hankintayksikkö investoi uuteen ratkaisuun, olisi suotavaa että sopimuskausi olisi normaalia pidempi.

Sopimuksen synnyttyä on tärkeä vaalia niin sopimuksen toteutumista kuin toimittajasuhteita. Kaikkien sopimusehtojen ei tarvitse toteutua heti tarjousvaiheessa, vaan tilaaja voi antaa tarjoajalle mahdollisuuden kehittää toimintaansa sopimuksen olemassaolon aikana.

Toimittaja voi esimerkiksi kehittää toiminnalleen ympäristöjohtamisjärjestelmän tai kouluttaa henkilöstöään taloudelliseen ajotapaan sopimuskauden aikana.

Kannustimet ja riskienhallinta sopimuksessa

Sopimusaikaiset kannustimet ja muut erityisehdot on hankintalain mukaan ilmoitettava jo tarjouspyynnössä. Sopimukseen on myös hyvä kirjata miten sitä aiotaan seurata.

Hankintaprojekteissa riskienhallinta on keskeistä. Lähtökohtana esimerkiksi energiansäästöpalveluissa (ESCO) ja elinkaarihankkeissa on, että toimittaja kantaa riskin toteutuksen onnistumisesta ja säästöjen syntymisestä koko sopimuskauden ajan.

Ota oppia seurannasta

Sopimuksen seuranta on osa organisaation laadun ja ympäristöasioiden hallintaa. Hankintojen seuranta on tärkeää toiminnan jatkuvan parantamisen varmentamiseksi. Seurannan puutteellisuus voi saada toimittajat suhtautumaan välinpitämättömästi asetettuihin vaatimuksiin.

Hyvin dokumentoitu hankinnan seuranta on pohjana seuraavaa hankintaa suunniteltaessa. Myös virheet ovat osa oppimisprosessia. Tällä tavoin julkishallinnon toimintaa ja palveluja pystytään kehittämään. Seurantaan on varattava aikaa ja voimavaroja.

Onnistuneesta hankinnasta on tärkeä viestittää myös muille julkisille tilaajaorganisaatioille. Näin saadaan hyvät käytännöt leviämään. Esimerkiksi Motiva kerää tietoa onnistuneista hankinnoista ja välittää niistä tietoa eteenpäin.