Ennakoivan viestinnän hyödyt

Miksi viestintä on keskeistä hankinnan onnistumisen kannalta?

Erityisen onnistuneiden ja innovatiivisten hankintojen takana on aktiivista viestintää ja vuoropuhelua niin markkinatoimijoiden kuin palvelua tai tuotetta käyttävien asiakkaiden, esimerkiksi kuntalaisten kanssa. Jotta hankittava tuote tai palvelu vastaa asiakkaiden tarpeisiin, tulee yhdessä eri osapuolien kanssa määritellä, millaisia tuotteita tai palveluita tarvitaan.  Myös sisäinen viestintä on tärkeää, jotta kunnassa, kaupungissa tai koko organisaatiossa ymmärretään, mitä hyötyä hankinnasta on, tai mitä arvoja ja tavoitteita hankinnalla voidaan toteuttaa.

Markkinaviestintä on tehokas tapa vähentää hankintaan liittyviä riskejä ja lisätä kustannustehokkuutta. Yrityksillä on yleensä paras tieto oman alansa tarjonnasta ja teknisistä ratkaisuista. Siksi toimittajille kannattaa antaa mahdollisuus tarjota tai ehdottaa kohteeseen parhaiten soveltuvaa teknologiaa ja toimintatapaa, joka mahdollistaa uudenlaiset ratkaisut. Jotta hankkijan kannalta optimaalinen ratkaisu löytyy, tulee yritysten saada ennakkoon tietoa siitä, mitkä ovat hankinnan tavoitteet ja edellytykset.

Läpinäkyvyys ja tasapuolisuus tulee säilyttää hankintaprosessin kaikissa vaiheissa. Läpinäkyvyys varmistetaan hyvällä dokumentaatiolla. Tasapuolisuus toteutuu viestimällä toimittajille yhdenmukaisesti ja hakemalla avoimesti ja tarpeeksi laajasti toimijoita mukaan prosessiin.

Markkinavuoropuheluun ja hankinnan suunnitteluvaiheeseen tarvitaan aikaa. Varsinkin isojen investointien kohdalla kannattaa painopistettä pyrkiä siirtämään hankinnan suunnitteluvaiheeseen, joka sisältää tarpeiden määrittämisen, ennakoivan markkinakartoituksen sekä teknisen markkinavuoropuhelun.

Hankinnan tavoitteista on viestittävä etupainotteisesti

Mitä varhaisemmassa vaiheessa tavoitteista viestitään, sitä paremmin yritykset pystyvät valmistautumaan ja vastaamaan hankkijan tarpeisiin.

Jos kunnassa esimerkiksi halutaan vähentää kuljetuspalveluiden päästöjä, kannattaa tällainen tavoite viestiä hyvissä ajoin palvelua tarjoaville yrityksille. Näin ne pystyvät suuntaamaan omia tulevaisuuden investointeja tavoitteet täyttävään kalustoon. Laajemmat palvelukokonaisuudet saattavat vaatia yhteistyötä yritysten välillä tarvittavan palvelun tuottamiseksi. Siksi onkin hyvä, että yrityksillä on aikaa muodostaa kumppanuuksia palvelun tai tuotteen tarjoamiseksi.

Ilmasto- ja energiatehokkuustavoitteet tai hankintastrategian tavoitteet ohjaavat usein investointeja vuosiksi eteenpäin.  Siksi kunnassa toimivien yritysten ja nykyisten sopimustoimittajien on hyvä olla selvillä niiden sisältämistä tavoitteista.

Tulevista hankinnoista tiedottaminen pohjustaa hyvien sopimuskumppaneiden löytämistä. Samalla se myös mahdollistaa hankintojen yhteensovittamisen muiden hankintayksiköiden kanssa.