Määrittele tarve yhdessä käyttäjien kanssa

Hankinta lähtee aina tarpeen määrittelystä. Usein tarpeen määrittely jää hankinta-asiantuntijan harteille, jolla ei ole syvällistä asiantuntemusta itse hankittavasta palvelusta tai tuotteesta. Siksi keskusteluja kannattaa käydä myös palvelua tai tuotetta käyttävien asiakkaiden tai toimijoiden kanssa.

Mihin tarpeeseen etsitään ratkaisua? Onko ratkaisu jokin tuote, tai voiko sen korvata palvelulla? Millaisia toiveita käyttäjillä on palvelun tai tuotteen laadun osalta? Tarpeen määrittely kannattaa tehdä ajoissa, ennen kuin tulevasta tarpeesta tuleekin akuutti ongelma ja kilpailutuksella on kiire.

Käy vuoropuhelua ja tiedota hankinnan tavoitteista

Hankintaa tekevän organisaation sisällä on hyvä käydä keskustelua tavoitteista. Halutaanko hankinnalla edistää esimerkiksi alueen elinkeinoelämää, vähentää päästöjä, lisätä uusiutuvan energian käyttöä, tms. palvelun tuottamisen tai tietyn tuotteen hankinnan lisäksi? Tämä on myös hyvä hetki pohtia, muodostavatko eri strategiat johdonmukaisen kokonaisuuden.

Sen lisäksi, että hankinnasta käydään keskustelua organisaation sisällä, siitä tulee aikaisessa vaiheessa viestiä myös kunnan päätöksentekijöille. Budjetista päättävät pitäisi saada riittävän aikaisessa vaiheessa sitoutumaan yhteisiin hankinnalle asetettuihin tavoitteisiin, jotta hanke-esitys ei tule ensimmäistä kertaa vastaan,  kun sen toteutuksesta pitää jo päättää.

Myös yrityksille kannattaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa viestiä hankinnan tavoitteista ja millä aikataululla ko. hankinta tullaan tekemään.

Jos tavoitteena on edistää cleantech-ratkaisuja eli ympäristöliiketoimintaa, on hyvä selkeyttää asia ympäristönäkökohtiin tai energiankäyttöön liittyvin tavoittein. Esimerkiksi: Tavoittelemme mahdollisimman pientä hiilijalanjälkeä, nollajäteratkaisua, alueen resurssitehokkuutta lisäävää tai elinkaarikustannuksiltaan mahdollisimman edullista ratkaisua. On hyvä myös kannustaa yrityksiä muodostamaan yhteenliittymiä.

Eri osapuolet voidaan jo hyvin varhaisessa vaiheessa kutsua tarvittaessa samaan tilaisuuteen keskustelemaan hankintaa koskevista tarpeista ja toiveista. Tietoa voidaan kerätä talteen myös verkon ja sosiaalisen median kautta. Nämä keskustelut tulee dokumentoida ja myös ne auttavat määrittelemään hankinnan tavoitteita.