Tarjouspyyntö ja sopimukset

Asiantuntijan avustuksella laaditaan hankesuunnittelun ja/tai toteutussuunnittelun pohjalta vertailukelpoiset tarjouspyynnöt, joihin sisältyy pyyntö toteutetuista referenssikohteista. Tarjoukset pyydetään esimerkiksi 3–5 toimittajalta.

Seuraavat asiat tulee ottaa huomioon:

• vastaavatko tarjoukset sisällöltään tarjouspyyntöä ja sen sisältöä mukaan lukien hankesuunnitelma ja/tai toteutussuunnitelmat
• tehdään kaikki sopimukset kirjallisesti
• sovitaan, kenellä on oikeus teettää ja hyväksyä mahdollisia lisätöitä
• määritetään tarkasti urakka-aikataulut
• huomioidaan työturvallisuuden varmistaminen (turvallisuuskoordinaattori) ja verottajalle annettavien rakentamisilmoitusten vastuuttaminen (pääurakoitsija)
• maksupostien sitominen työn suoritukseen
• sopiminen sanktioista, jos asioita ei tehdä sovitulla tavalla
• arvioidaan, onko tarvetta poiketa esimerkiksi yleisistä sopimusehdoista (YSE), esimerkiksi takuuaikojen tai sanktioiden osalta
• huomioidaan esimerkiksi urakoitsijan tarvitsemat lakisäätäiset pätevyydet (kylmäaineluvat, KVV, sähkö, asbesti, jne.)
• varmistetaan yritysten lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen, muun muassa tilaajavastuulaki ja verovelkatodistus
• hyödynnetään tarvittaessa lakiasiantuntijaa tarjouspyyntöjen ja sopimusten laatimisessa.

Tarjouspyyntöjä laadittaessa ja sopimuksia tehtäessä tulisi pyrkiä sisällyttämään niihin mitattavia vaatimuksia ja tavoitteita, joiden perusteella voidaan konkreettisesti arvioida, täyttääkö järjestelmä sille annetut lupaukset erityisesti energiakustannusten säästön ja sisäolosuhteiden osalta.

Lähde: Kiinteistöliitto 2017