Näin teet hyvän tarjouspyynnön

Hyvä tarjouspyyntö perustuu markkinakartoitukseen. Markkinakartoituksen avulla selvitetään tarjouspyynnön vaatimukset ja arviointiperusteet. Näiden on oltava ymmärrettäviä ja vertailukelpoisia. Jo tässä vaiheessa on otettava huomioon, että tarjoajien on voitava todentaa väitteensä.

Markkinaselvitys antaa tietoa myös toimittajien todentamismahdollisuuksista, esimerkiksi käytössä olevista sertifikaateista, ympäristömerkeistä tai mittaustuloksista. Kolmannen osapuolen vahvistama tieto voi olla varsinkin pienemmille yrityksille hidas ja kallis prosessi.

Ympäristövaikutuksien huomioon ottaminen tarjouspyynnössä

Tuotteiden ja palveluiden ympäristövaikutukset voidaan ottaa huomioon tarjouspyynnössä. Ympäristövaikutuksiin liittyvät määritelmät vaikuttavat kilpailutuksen onnistumiseen sen mukaan, miten niitä sovelletaan tarjouspyynnössä. Pakollisina vähimmäisvaatimuksina teknisissä eritelmissä taataan tuotteen tai palvelun tietty minimitaso. Jos hankintayksikkö haluaa kannustaa tarjoajia vielä parempaan suoritukseen, ympäristöasioita kannattaa asettaa hinta-laatusuhteen vertailuperusteiksi.

Teknisten vaatimusten asettaminen

Teknisten vaatimusten on liityttävä hankittavaan tuotteeseen tai sen ominaisuuksiin. Tuotannon aikaisten ympäristövaikutusten huomioon ottaminen julkisissa hankinnoissa on toistaiseksi mahdollista jos ne liittyvät tuotteen ominaisuuksiin. EU:n oikeuskäytännön mukaan uusiutuva sähkö ja luomutuotteet ovat esimerkkejä tästä.

Hankintayksikkö voi myös tarkkojen teknisten eritelmien sijaan asettaa tuotteelle tai palvelulle toiminnalliset ympäristötavoitteet. Tällöin tarjouspyynnössä ei määritellä miten tulos saavutetaan, vaan toimintatapa jää tarjoajien ehdottamaksi. Esimerkiksi lämmitysjärjestelmän tarkan teknisen määritelmän sijaan hankintayksikkö määrittelee vaatimansa tavoitetason olosuhteille. Toiminnallisten tavoitteiden pohjalta vertailu on usein vaativampaa, mutta antaa mahdollisuuden uusien ratkaisujen kehittämiselle.

Tarjousten vertailu

Hankintalain mukaan valintaperuste on nimeltään kokonaistaloudellinen edullisuus. Sen alla vertailu tehdään halvimmalla hinnalla, edullisimmilla kuntannuksilla tai hinta-laatusuhteella. Kilpailuttaminen hinta-laatusuhteella antaa mahdollisuuden vertailla muita kriteerejä kuin pelkkää ostohintaa. Se antaa siis paremman hinta-laatusuhteen tilaajalle.

Tarjouspyynnössä voi pyytää tarjoajia ilmoittamaan esimerkiksi tarjottujen ratkaisujen energiankulutus, elinkaarikustannukset tai hiilidioksidipäästöt. Tarjouspyyntöön voi liittää tätä varten kaavakkeen, joka helpottaa tarjousten vertailua. Näin tarjoajat saavat samalla kuvan siitä, miten tarjouksia aiotaan arvioida.

Arviointiperusteet ja niiden pisteytys on ilmoitettava selkeästi tarjouspyynnössä. Tärkeiksi katsotut perusteet painotetaan pisteytyksellä, jotta ne vaikuttavat valintaan. Tarjoajille voi myös antaa lisäpisteitä, jos ne tarjoavat esimerkiksi asetettuja vähimmäisvaatimuksia ekotehokkaamman ratkaisun.

Referenssien käyttäminen kokonaistaloudellisuuden vertailuperusteena ei ole suotavaa elleivät perusteena ole niiden laadulliset ominaisuudet. Vertailun tulisi silloin kohdistua siihen, mitä referenssikohteissa todellisuudessa toteutettiin ja mitä palautetta suorituksesta on saatu. Vertailuperusteena tulisi silloin olla tarjoajan kyky toteuttaa juuri kyseinen palvelu.