Ohjeita katselmuksen tilaajalle

Tälle sivulle olemme koonneet materiaalikatselmuksen tilaajalle ohjeita ja vinkkejä, joihin on hyvä tutustua jo katselmusta suunniteltaessa.

Katselmoijan valinta

Materiaalikatselmuksen tilaaja valitsee katselmuksen suorittavan yrityksen tai tahon pätevöityneiden materiaalikatselmoijien joukosta. Valinta voidaan tehdä tarjouskyselyllä tai suoraan.

Katselmuskohteen valinta/rajaus

Katselmoitavaa kokonaisuutta määritettäessä on tärkeää käydä läpi, mitä katselmuksen piiriin kuuluu ja mitä ei, sekä mitä tietoja katselmoijalla on käytettävissään esimerkiksi materiaali- ja kustannustaseita koskien. Tällä on oleellinen merkitys katselmuksen toteutustapaan ja työmäärään.

Katselmuskohteen rajauksista sovitaan tarjousvaiheessa ennen rahoitushakemuksen jättämistä. Useimmissa tapauksissa katselmus kohdistuu koko toimipaikkaan, mutta tarkastelua voidaan rajata myös osaan toimipaikkaa, tiettyyn tuotantolinjaan tai tuotteisiin tai jättämällä jonkin toiminnon osa tarkastelun ulkopuolelle. Rajaukset tulee tehdä perustellusta syystä ja välttäen osaoptimointia aina kuin mahdollista.

Materiaalikatselmus on myös mahdollista kytkeä tehtäväksi samanaikaisesti energiakatselmuksen kanssa tai nämä voidaan tehdä peräkkäin, jolloin mahdollisesti säästetään katselmuskustannuksissa ja saadaan myös sisällöllisiä synergiaetuja kokonaisoptimoinnin kannalta.

Katselmushankkeen aikataulutus

Katselmushanke aikataulutetaan alustavasti. Laadukkaan toiminnan varmistamiseksi aikataulun laadinnassa tulee ottaa huomioon muun muassa katselmoijan ja tilaajan henkilöresurssien riittävyys. Myös muut mahdolliset katselmushakkeeseen liittyvät tehtävät (kuten tarvittavat lisäselvitykset ja mittaukset) vaikuttavat aikatauluun. Lopullinen aikataulu sovitaan aloituskokouksessa.

Katselmustukihakemus

Business Finland on lopettanut materiaalikatselmusten tukemisen. Motiva Oy ei myöskään enää tee neuvontaa materiaalikatselmuksiin liittyen.

Katselmuksen käynnistäminen

Katselmus käynnistetään aloituskokouksella, jossa katselmoija ja tilaaja sopivat katselmuksen käytännön toteutuksesta, resursoinnista, aikataulusta sekä muista yksityiskohdista. Lähtötietolomake käydään läpi ja sovitaan tietojen keräämistapa ja tähän mukaan kytkettävät henkilöt. Tilaajan tulee tässä vaiheessa varmistaa tiedonkeruuta varten oman asiantuntemuksen käytettävyys ja resursointi.

Lähtötietojen kerääminen

Tilaaja toimittaa katselmoijalle saatavilla olevat taustatietolomakkeessa luetellut ja muut oleellisiksi tunnistetut tiedot sovitun aikataulun puitteissa. Tilaaja osallistuu myös kohteessa tehtävään lisätietojen keräämiseen osoittamalla katselmoijalle oikeat henkilöt organisaatiostaan, jotka voivat vastata katselmoijan kysymyksiin ja osallistumalla tarvittavien mittausten tai määritysten toteuttamiseen.

Tiedonkulku tilaajan ja katselmoijan välillä

Tilaaja nimeää katselmushankkeen vastuuhenkilön katselmoijan yhteyshenkilöksi sekä koordinoijaksi tilaajaorganisaation sisällä. Yhteyshenkilö informoi hankkeen eri osapuolia katselmuksen toteutuksesta ja aikataulusta.

Sisäinen tiedottaminen

Katselmuksen käynnistyessä katselmuskohteiden eri toimijoille, kuten käyttäjille, tuotanto-osastoille ja kiinteistönhoito-organisaatiolle tiedotetaan katselmuksesta ja painotetaan yhteistyön merkitystä. Tavoitteena on hyödyntää kaikki aikaisempi tehty työ sekä henkilöillä olevat ideat ja tiedot. Katselmushankkeen vastuuhenkilö vastaa myös sisäisestä tiedottamisesta.

Avainhenkilöhaastattelut ja/tai ideointityöpaja

Tilaaja nimeää henkilöstöstään avainhenkilöhaastatteluihin ja/tai ideointityöpajaan osallistuvat henkilöt. Avainhenkilöhaastatteluihin varataan 0,75 – 1,5 h per henkilö ja työpajaan 0,5 – 1 työpäivä. Ideointityöpajassa tarkoituksena on, että osallistujia olisi mukana riittävän kattavasti eri tehtävistä ja eri tuotannon vaiheista. Työpajaan varataan aikaa 0,5 – 1 työpäivä.

Katselmuksen päättäminen

Loppupalaverissa käydään läpi katselmuksen toteutus ja tärkeimmät tulokset, eli materiaalitehokkuutta edistävät parannustoimenpide-ehdotukset. Tilaajan puolelta olisi hyvä saada paikalle yrityksen päätöksentekijä, joka pystyy tekemään päätöksiä esim. investointeja ja resursointia koskevissa asioissa. Loppupalaverissa sovitaan myös mahdollisesta tulosten viestinnästä.

Katselmuksen laadunvarmistus

Katselmusraportti hyväksytään tilaajan toimesta. Katselmusraportin hyväksyttyään tilaaja toimittaa Motivaan raportin ja täytetyn tilaajan laadunvarmistuskaavakkeen. Motiva tarkistaa raportin ohjeiden mukaisuuden ja antaa lausunnon raportista rahoituksen saajalle ja Business Finlandille. Motivan lausunto ei sido Business Finlandia.

Maksatushakemus

Business Finland on lopettanut materiaalikatselmusten tukemisen. Motiva Oy ei myöskään enää tee neuvontaa materiaalikatselmuksiin liittyen.