Kansallisen rakennusten perusparannussuunnitelman laatiminen -hankkeen tietosuojaseloste

Kesäkuu 2024

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Motiva Oy
Y-tunnus: 1629255-4
Osoite: Pohjoinen Rautatiekatu 25, PL 489, 00101 HELSINKI
Sähköposti: tietosuoja@motiva.fi

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan Motiva Oy:n Kansallisen rakennusten perusparannussuunnitelman laatiminen -hankkeen kulloinkin noudattama tietosuojakäytäntö.

2. Tietosuojasta vastaava henkilö

Nimi: Eriika Autio, Motiva Oy
Yhteystiedot: eriika.autio@motiva.fi

3. Rekisterin nimi

Motiva Oy:n Kansallisen rakennusten perusparannussuunnitelman laatiminen -hankkeen henkilörekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ylläpitää ajantasaista tietoa henkilöistä, joille tarjotaan tietoa Hankkeen tilaisuuksiin, tapahtumiin, sekä sen etenemiseen liittyen. Henkilötietojen käsittely liittyy Kansallisen rakennusten perusparannussuunnitelman laatimiseen, laatimishankkeen viestintään ja hankkeessa järjestettävien tilaisuuksien ja tapahtumien markkinointiin, sekä Hankkeen vaikuttavuuden arviointiin. Hankkeesta, siinä järjestettävistä tilaisuuksista ja siinä tuotettavista aineistoista välitetään tietoa rakennusten perusparantamiseen liittyvien kohde- ja sidosryhmien yhteyshenkilöille.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjälle kuuluva oikeutettu etu käsitellä tietoja ja viestiä asiakkaille. Rekisterinpitäjä on arvioinut, että henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröityjen edut tai perusoikeudet tai -vapaudet eivät tule oikeusperusteen yhteydessä loukatuiksi henkilötietoja kerättäessä tai muuten käsiteltäessä.

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään hänen ilmoittautuessaan hankkeessa järjestettäviin tilaisuuksiin tai hänen tilatessaan hankkeeseen liittyviä tietoja rekisterinpitäjän verkkosivuilla olevan lomakkeen kautta. Henkilötietoja kerätään rekisterinpitäjän toteuttaessa hankkeessa nimitettyjä toimia.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

• yhteystiedot; kuten nimi, organisaatio, osoite, maakunta, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• yhteydenottomuoto; kuten tilaisuuteen osallistuminen, viestintämateriaalin (esim. uutiskirje) tilaaminen, jne.

6. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Viranomaisille henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Motiva Oy käyttää tietojen käsittelyssä kolmansien osapuolten palveluja esimerkiksi tietotekniikan palveluiden osalta, jolloin Motiva Oy varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn sopimusjärjestelyin sekä ohjeistamalla kolmansia osapuolia tietojen käsittelystä. Kolmannet osapuolet voivat vaihtua.

7. Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan

Osa rekisterinpitäjän käyttämistä henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä palveluista voi toimia Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan tällöin tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja käytetään esimerkiksi Euroopan komission mallisopimuslausekkeita sovittaessa tietojen siirrosta henkilötietojen käsittelijätahon kanssa.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä on tarpeen säilyttää sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten ne on kerätty tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Henkilötietojen säilytyksessä huomioidaan passiivisiksi jääneet henkilötiedot, joita poistetaan säännöllisesti vuosittain.

9. Rekisteröityjen oikeudet henkilötietojen käsittelyssä

Oikeus tarkastaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu ja saada jäljennös tiedoista. Rekisteröidyn tulee lähettää tarkastuspyyntö tietosuoja@motiva.fi -sähköpostiosoitteeseen. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot. Tarvittaessa rekisterinpitäjä kysyy lisätietoja rekisteröidyn tunnistamiseksi.

Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle sähköpostitse, jollei rekisteröity pyydä lähettämään tietoja muulla tavoin.

Oikeus tiedon korjaamiseen

Motiva Oy huolehtii omien mahdollisuuksiensa mukaan käsittelemiensä henkilötietojen laadusta. Motiva Oy oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen tai tarpeettoman henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Motiva Oy rajoittaa käsittelyä, jos rekisteröity esimerkiksi kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.

Oikeus vaatia tietojen poistamista tai vastustaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista tai vastustaa niiden käsittelyä silloin kun se perustuu oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on aina oikeus peruuttaa markkinointiviestien lähettämistä koskeva suostumus.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröity voi tehdä henkilötietojen käsittelystä valituksen valvovalle viranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutettu.

10. Evästeet

Motiva Oy käyttää verkkosivustollaan evästeitä.

Lisätietoa evästeiden käytöstä: Evästekäytännöt

11. Muutokset tietosuojakäytäntöön

Motiva Oy voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin. Motiva Oy suosittelee, että rekisteröidyt käyvät katsomassa tätä tietosuojakäytäntöä säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.