Puheenvuoroista virisi vilkas keskustelu siitä, mikä on yhteiskehittämisen tila julkisella sektorilla. Poimimme oheiseen kuvaan olennaisia elementtejä onnistuneelle yhteiskehittämiselle.

Yhteiskehittämisellä on lupaava jalansija julkishallinnossa. Organisaatioissa osataan sisäisesti melko hyvin vaihtaa oppeja ja kehittää yhdessä. Toisaalta yhteiskehittäminen nähdään pistemäisenä, ei vakiintuneena tai rakenteellisena toimintana.  Eniten hajontaa yleisön vastauksissa oli siinä, miten kansalaisyhteiskuntaa ja yrityksiä saadaan mukaan. Osallisuus siis toteutuu joissakin organisaatioissa erittäin hyvin ja toisissa ei juurikaan.

Erityistä huolta kannetaan siitä, että yhteiskehittämistä ei ole resursoitu riittävästi. Resursseja on usein tarjolla vain hankekohtaisesti, jolloin jatkuvuus on hankala turvata. Julkishallinnon sopeutuspaineet herättivät tilaisuuden osallistujissa pelkoa siitä, että sulkeudumme poteroihin entistä enemmän.
Yhteiskehittämisessä on päästy pitkälle organisaatioissa, joissa johdon tasolta on viestitty selkeä lupa tehdä yksikkörajat ylittävää yhteistyötä. Parhaimmillaan poikkihallinnolliselle yhteistyölle on luotu poikkihallinnollisia ryhmiä ja rakenteita. Netta Korhonen kertoi puheenvuorostaan esimerkin Ruotsin työvoimapalveluista, joissa on kehitetty kasvihuone-niminen menetelmä, metafora läpinäkyvyydelle ja hyville olosuhteille kokeilla ja kasvattaa ratkaisuja yhdessä. Menetelmän mukaan palvelumuotoiluyksikkö kouluttaa kevyillä resursseilla muutaman henkilön eri toimipisteistä eri puolilta maata ihmislähtöisen palvelumuotoilun menetelmiin ja asettaa kevyet rakenteet, kuten aikataulut, kommunikaatiotavat ja tapaamiset työn tueksi.

Asiakasrajapinnassa työskentelevät sekä eri toimintatapojen kehittäjät muuttuvat haastattelijoiksi, tutkijoiksi ja palvelumuotoilijoiksi muutamaksi kuukaudeksi. Kasvihuoneen aikana palveluidea testataan, konkretisoidaan ja hiotaan aidossa ympäristössä, työntekijöiden ja asiakkaiden kanssa, samalla hahmottaen, mitä valtakunnallisessa lanseerauksessa on otettava huomioon. Sivutuotteena osallistujat oppivat asiakaslähtöisen kehittämisen työkaluksi paikalliseen kehittämiseen.

Säästöjä riittävällä resursoinnilla

Yhteiskehittämisellä voidaan päästään kiinni haasteisiin, joita on vaikea yhden ihmisen työpöydällä ratkaista. Yksi keskustelussa esiin tullut yhteiskehittämisen paikka olisi työikäisten työkyvyn vahvistaminen ja ylläpito. Menetetystä työpanoksesta aiheutuu noin kahden miljardin euron kustannukset kuukaudessa (STM 2014).

Säästöihin päästään vaikuttavalla yhteistyöllä, mutta sitä ei synny ilman riittävää resursointia. Olemme työssämme huomanneet, että ihmiset ovat valmiita sitoutumaan yhteiskehittämisprosesseihin, kunhan rakenteet asetetaan järkevästi, esimerkiksi viestitään selkeästi ja tarpeeksi ajoissa minä päivinä työpanosta kaivataan ja mitkä ovat tapaamiskertojen ylätasoiset teemat.

Laadukasta vuorovaikutusta visualisoinnit apuna

Kehittäjäjoukkoa rasitti se, miten usein yhteiskehittämistä pitäisi perustella valmiilla vastauksilla, jotka vasta syntyvät prosessin tuotoksena. Meidän kokemuksemme mukaan visualisoinnit ja hypoteettistenkin hyötyjen esiin nostaminen auttavat prosessiin sitouttamisessa.

Virtuaalinen ja monipaikkainen työ haastaa meitä ja keskittymistämme. Uskomme, että kunhan vain saadaan aikaan laadukasta vuorovaikutusta, lamppuja syttyy, oivalluksia tapahtuu ja viheliäisiltäkin tuntuvat haasteet löytävät vakiintuvia ratkaisuja.

Kirjoittajat:

asiantuntija Elli Saari kokeilukulttuuri ja kestävä kehitys kunnissa puh. 09 6122 5011 elli.saari@motiva.fi

asiantuntija Netta Korhonen yhteiskehittäminen, systeemi- ja palvelumuotoilu puh. 09 6122 5091 netta.korhonen@motiva.fi